Jak nie zgubić się w gąszczu firmowych dokumentów?

 

Zakładanie oraz prowadzenie firmy wiąże się z dużą ilością różnych dokumentów. Z tego powodu bardzo często pojawiają się pytania: Czy powinienem zdecydować się na założenie firmy? Co jeśli nie dam rady? Przepisy nakładają na nas dużo obowiązków, co do firmowej dokumentacji, ale najlepiej jest nastawić się pozytywnie. Szybko nabierzemy wprawy, a dostępne udogodnienia ułatwią nam wykonywanie działalności i dalsze rozwijanie firmy. Co warto wiedzieć, aby nie zgubić się w gąszczu firmowych dokumentów?

 

Krok 1 – założenie firmy

Kilka lat temu zakładanie oraz prowadzenie firmy było znacznie trudniejsze. Wiązało się z wizytami w różnych urzędach, czekaniem na załatwienie formalności. Dzisiaj wiele rzeczy możemy załatwić przez Internet – chociażby założyć firmę, tak po prostu bez wychodzenia z domu. To duże ułatwienie, tym bardziej że dostępne są wzory druków oraz szczegółowe instrukcje co powinno znaleźć się w poszczególnej rubryce. Kiedyś musielibyśmy zaciągać języka u urzędników, a dziś na wyciągnięcie ręki mamy wszystko co jest nam potrzebne, a procedury z roku na rok stają się prostsze. Dzięki temu coraz więcej osób decyduje się na założenie własnej działalności.

Dokumenty

Dokumentacja firmowa i jej przechowywanie

Każdy miesiąc pracy wiąże się z różnego rodzaju dokumentami. Są to przede wszystkim faktury i rachunki potwierdzające nasze przychody oraz wydatki. Prowadzimy księgę przychodów i rozchodów, ewidencje przychodów, rejestr sprzedaży i zakupu VAT.  Inne dokumenty zależne są od rodzaju działalności – możemy mieć ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli z niego korzystamy oraz dokumenty wiążące się z zatrudnieniem pracowników (np. listy płac czy umowy).

W przepisach prawa mamy dokładnie ustalony termin przechowywania dokumentów podatkowych oraz kadrowych. Do podatkowych zaliczamy faktury, rachunki, księgi podatkowe – należy archiwizować je przez okres 5 lat. W przypadku dokumentów kadrowych (np. dotyczących zatrudnienia pracowników) trzeba przechowywać przez 50 lat. Wszystkie dokumenty powinniśmy przechowywać chronologicznie.

Faktura

Faktury – organizacja i dokładność

Bez wątpienia faktury stanowią jedną z najważniejszych części całej dokumentacji działalności. Potwierdzają one nasze przychody. Trzeba przestrzegać zasad, które warunkuje prawo – przygotowywać je z uwzględnieniem wszystkich wymaganych danych. Na początku prowadzenia firmy nie będzie ich zapewne wiele – dzięki temu nabierzemy wprawy i nauczymy się prawidłowo je tworzyć. Dużą pomocą może okazać się program do faktur. Dostępnych jest ich wiele, również darmowych. Dlaczego są tak pomocne? Dzięki nim nie musimy samodzielnie sprawdzać jakie dane powinny znaleźć się w fakturze. Przyspieszą pracę i pomogą w katalogowaniu dokumentów. Program do faktur przyda się szczególnie na początku – później będziemy sami doskonale wiedzieć co i gdzie powinno się znaleźć.

Ogromnie ważna jest dobra organizacja – systematycznie wystawiajmy faktury i pilnujmy terminów. Sprawdzajmy poprawność danych, które wprowadzamy. Jeśli od samego początku nauczymy się, aby pilnować całej dokumentacji, z czasem stanie się to bardzo łatwe.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *