Jak dbać o porządek w dokumentach?

Idealny porządek w dokumentach powinien być zachowany zarówno w wielkich korporacjach jak i małych firmach. Każdy, kto jest dobrze zorganizowany doskonale wie, że bardzo trudno utrzymać dokumenty na swoim miejscu. Wiele faktur, rachunków, gwarancji i innych tworzy niepożądany chaos. Jak to wszystko uporządkować?

Jak przechowywać dokumenty?

Sposobów do przechowywania ważnych dokumentów jest wiele. Najlepszym rozwiązaniem okazują się głębokie szuflady, bądź szafki. Aby dopełnić tą świetną organizację, należy zdecydować się na zakup różnego rodzaju teczek, segregatorów lub pudełek. Przyjmując taki system, można w dokładny sposób pogrupować wszystkie dokumenty. Przykładowo w jednym segregatorze umieszczone będą najważniejsze akty oraz świadectwa i dyplomy, w innym jednak znajdować się będą rachunki i gwarancje, w trzecim zaś – faktury.

Oczywiście nie można zapomnieć, że każdy segregator należy odpowiednio podpisać. Taki sposób jest świetnym rozwiązaniem dla osób posiadających dużą ilość różnych dokumentów. W celu jeszcze lepszej organizacji, można pokusić się także o ułożenie dokumentów według daty – malejąco. Wówczas można być pewnym, iż w chwili, w której dany dokument będzie potrzebny – szybko go znajdziemy. Dobrym pomysłem jest także skanowanie najpotrzebniejszych dokumentów i umieszczanie ich w odpowiednich folderach na komputerze, wówczas można zabezpieczyć się przed ich zaginięciem.

 

Po jakim czasie można pozbyć się niektórych dokumentów?

W przypadku dokumentów zdecydowanie należy pozbywać się tych mniej istotnych. Niektóre papiery w pewnym momencie tracą swą ważność i są po prostu zbyteczne. Pozbycie się ich w odpowiednim czasie, pozytywnie wpłynie na porządek w domowych dokumentach. Najbardziej istotną sprawą jest wyrzucenie gwarancji, które już nie obowiązują. Tego rodzaju pisma w większości przypadków tracą swą ważność po upływie dwóch lat. Należy jednak pamiętać, aby zachować dowód zakupu wszystkich sprzętów, z których jeszcze się korzysta.

Faktury za dostawę prądu lub gazu można śmiało wyrzucić po upływie 5 lat. Trzeba mieć jednak na uwadze to, że istnieją dokumenty, których nie należy pozbywać się pod żadnym pozorem. Należą do nich przede wszystkim akty urodzenia i zgonu, świadectwa i dyplomy oraz umowy o pracę.

 

W jaki sposób zniszczyć niepotrzebne dokumenty?

Aby zachować odpowiednie bezpieczeństwo, pod żadnym pozorem nie należy wyrzucać do kosza dokumentów, które ktoś może w przyszłości wykorzystać. Chodzi w tym przypadku głównie o te, na których podane są nasze szczegółowe dane, miejsce zamieszkania, pesel oraz numer konta. Takie informacje to okazja dla złodziei i oszustów. Ze względu na to należy przywiązać szczególną wagę do tego, aby wyrzucane dokumenty uległy zniszczeniu. W takich przypadkach najlepiej sprawdzi się niszczarka do papieru. Jednak jeżeli nie posiadamy takiego sprzętu, dokument można pociąć na malutkie kawałeczki, a dopiero później wyrzucić.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *